Vacature: Administratief medewerker bij VLUHR-i (voltijds)

Ben je een organisatorische duizendpoot met een arendsoog voor detail en kwaliteit? Hou je van een veelzijdige job en heb je een brede interesse in hoger-onderwijsthema’s en internationalisering? Werk je goed zelfstandig? Dan verwelkomen wij jou met open armen in ons VLUHR-i-team, dat momenteel vier gemotiveerde collega’s telt: twee beleids- en twee administratieve medewerkers. Kom je erbij? Graag!

Jouw werkgever

De Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR) verenigt de Vlaamse universiteiten en hogescholen. Het VLUHR-international team (VLUHR-i), aangestuurd door de secretarissen-generaal van VLUHR, zet zich in voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs: van promotie van Vlaanderen en Brussel als studie- en kennisbestemming voor internationale studenten tot Vlaamse beurzenprogramma’s voor studie- en stagemobiliteit en expertise-uitwisseling rond internationalisering tussen Vlaamse hogeronderwijsinstellingen.

Meer informatie hierover vind je op de websites www.vluhr.be, www.internationalisering.vluhr.be, www.studyinflanders.be en www.studentsonthemove.be.


Jouw taken

Je krijgt drie hoofdtaken, waar je enthousiast mee aan de slag gaat.

1. Actieplan Mobiliteit ‘Brains on the Move’

Samen met je administratieve collega’s volg je enkele acties op binnen dit actieplan, onder begeleiding van de verantwoordelijke beleidsmedewerker. Je beheert onder meer de dossiers van de acties zomercampussen, gezamenlijke opleidingen, leerstoelen in de VS, bilaterale samenwerking met China, enzovoort. Concreet behoort dit tot jouw takenpakket:

  • Lancering van beursoproepen
  • Communicatie met de verantwoordelijken binnen de Vlaamse hogeronderwijsinstellingen, professoren, docenten en studenten
  • Ontvankelijkheidscontrole van aanvraagdossiers
  • Organisatie van selectievergaderingen
  • Opvolging van rapportering
  • Correcte en tijdige betalingen

2. Werkgroep hogeronderwijsbeurzen

Je ondersteunt de verantwoordelijke beleidsmedewerker bij deze werkgroep. Concreet behoort dit tot jouw takenpakket:

  • Werkgroepvergaderingen vastleggen, agenda en verslag voorbereiden
  • Halfjaarlijks updaten van anderstalig opleidingsaanbod van de Vlaamse universiteiten en hogescholen op de website www.studyinflanders.be en in gedrukte opleidingsoverzichten
  • Logistiek en organisatorisch ondersteunen van rekruteringsbeurzen voor internationale studenten, en van netwerkbeurzen APAIE, NAFSA en EAIE (beursstand inrichten, deelnemerslijst opmaken, enz.)
  • Brochures en promotiemateriaal verzenden naar rekruterings- en netwerkbeurzen in binnen- en buitenland, binnen de richtlijnen van de beursorganisator en douaneregeling per land van bestemming
  • Presentaties voorbereiden in de huisstijl
  • Oproep voor toelagen lanceren en opvolgen voor deelnemers aan rekruteringsbeurzen
  • Financiële verslagen nakijken en correcte, tijdige betalingsopdrachten opmaken
  • Studentenleads verzamelen van rekruteringsbeurzen en resultaten communiceren aan alle Vlaamse hogeronderwijsinstellingen

3. Uitgaande staatsbezoeken, economische missies en inkomende zendingen

Jij bent de administratieve en logistieke kracht achter de verantwoordelijke beleidsmedewerker. Concreet behoort dit tot jouw takenpakket:

  • Officiële uitnodigingen opmaken voor academische events die VLUHR organiseert in het kader van een staatsbezoek
  • Input verzamelen voor het zendingsdossier m.b.t. het land van bestemming, en lay-out verzorgen
  • Individuele deelnemersprogramma’s opmaken
  • Logistiek en administratief ondersteunen bij bezoek van internationale organisaties (zaal, catering, programmaverzending, enz.)

Daarnaast help je ook bij de organisatie van studiedagen en webinars (lerende netwerken), in beurtrol met je collega’s. Dit combineer je enthousiast met je algemene administratieve taken, ter ondersteuning van het VLUHR-i-team.


Jouw profiel

Je hebt een bachelordiploma in communicatie-, office- of business-management, of een gelijkaardige opleiding.

Je beschikt over deze competenties:

  • Je spreekt en schrijft vlot en correct in het Nederlands en Engels. Passieve kennis van het Frans is een pluspunt.
  • Je werkt goed met MS Office en organiseert met gemak online vergaderingen en events.
  • Je doet jouw werk nauwkeurig en leert graag bij.
  • Je bent een kei in structuur, organisatie en planning. Je respecteert deadlines en combineert verschillende programma’s en evenementen met verschillende richtlijnen en modaliteiten.
  • Je denkt mee en stelt autonoom oplossingen voor, met oog voor service aan de Vlaamse hogeronderwijsinstellingen die onze leden zijn.
  • Je toont je flexibel en collegiaal en streeft binnen het team naar een gezamenlijk resultaat.
  • Je onderscheidt hoofd- van bijzaken en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je kijkt open naar de wereld en voelt het kriebelen om jouw talent in te zetten voor de internationalisering van het Vlaams hoger onderwijs.


Ons aanbod

Naast leuke collega’s en een boeiende job, bieden wij jou het volgende:

  • Een voltijds contract van onbepaalde duur, met verloning in salarisschaal B111 (zoals toegepast binnen de Vlaamse overheid);
  • Een volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding als je met de fiets komt;
  • Maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering;
  • Een flexibel afsprakenkader voor thuiswerk;
  • Een vlot bereikbare werkomgeving in hartje Brussel, vlakbij het centraal station, met ruime kantoren.


Solliciteer nu

Ben je nog steeds enthousiast, of nog enthousiaster? Laat van je horen!

Stuur jouw motivatiebrief en cv zo snel mogelijk naar myriam.slock@vluhr.be.

Wil je nog meer informatie over de functie? Mail jouw vraag naar renilde.knevels@vluhr.be lieve.coninx@vluhr.be.